מאמרים

עשרה שיקולים מרכזיים בבחירת מערכת Output Management

כולנו מכירים את מגמת הקונסולידציה של מערכות, צמצום ואיחוד כלים בעולם ה IT כשהמטרה היא כמובן חיסכון בעלויות רישיון, תחזוקה, תפעול שוטף ומשאבים.
זהו הדין גם לגבי אותן מערכות או יותר נכון סקריפטים כאלה ואחרים שאחראים על הוצאת התקשורת הכתובה של הארגון – במקום להחזיק כמה וכמה, הנטייה כיום היא לנהל תשתית אחת רוחבית ואחודה אשר היא זאת
שדרכה ובאמצעותה יופקו מסמכי הארגון השונים (טפסים, מכתבים, דוחות, חשבוניות וכן הלאה) ותשמש ככלי חוצה ארגון לכל הקשור בהפקת המסמכים, עריכתם והפצתם. מיותר לציין כי מעבר לחסכון האדיר הכרוך
בצעד כזה, נהנה הארגון גם מערכים נוספים לא פחות חשובים כמו סטנדרטיזציה של הפלט הארגוני, העצמת התקשורת הכתובה לכלי שיווקי, ייעול בהיערכות לצרכים שיווקיים משתנים, רגולציות וכן הלאה.

יש לא מעט מערכות OUTPUT MANAGMENT או בשמן השני מערכות CCM (CUSTOMER COMMUNICATION MANAGMENT ) בשוק.

מה חשוב לדעת כשבוחרים מערכת כזאת ואילו אתגרים כדאי לקחת בחשבון בבחינה כזאת ?

הנה עשרה שיקולים מרכזיים:

1. יכולת להתממשק לכל DB ,ולמערכות שונות בארגון ולעבוד עם כל סוג קובץ – חשוב שמערכת ה OM תדע להתממשק ל CRM , ERP , BILLING , מערכות LEGACY ותפעוליות שונות ולא תצריך עבודה מיותרת כמו גזירת הנתונים באופן נפרד ולעיסתם כדיי שתוכל לעבוד איתם.

2. פלט רב ערוצי - יכולת התאמת תצורות הפלט לערוץ ההפצה (לדוגמא יכולת להתאים מסמך שנשלח גם במייל וגם בסמס לערוצים השונים עם אותה תבנית )

3. יכולת הפקה באופנים שונים - BATCH (הפקות מאסיביות מתוזמנות כמו של חשבוניות, דוחות, סטייטמנטים) ו ONLINE (הפקות פר דרישה עפ"י תהליך עסקי שנעשה בו זמנית)

4. התאמה לצרכי הנגישות (עפ"י חוק שיווין זכויות לאנשים עם מוגבלות)

5. פרסונליזציה - יכולת לשלב מסרים שיווקיים ואישיים המותאמים ללקוח.

6. TTM מהיר לצרכים משתנים של שיווק ורגולציות

7. איחוד מסמכים - יכולת לאחד מסמכים אשר נשלחים דרך בית הדפוס (לחסכון בשליחה ובביול)

8. יכולת להפיץ כל פלט בכל ערוץ הפצה תוך ניטור ובקרה מה נשלח, מתיי, האם הגיע ליעד, האם נפתח ומה לשלוח בערוץ אחר ואחרי כמה זמן במידה ויש כישלון בהפצה.

9. קישוריות לארכיון דיגיטאלי (כולל שילוב של חתימה דיגיטאלית)

10. רמת שרידות וביצועים גבוהה ותמיכה מלאה בתקני אבטחת מידע



לפרטים נוספים