מאמרים

  טפסים דיגיטליים: פחות תפעול, יותר חיסכון – יותר ירוק

ארגונים רבים מחפשים את הדרך להתייעל, אך מתעלמים מהיתרונות הגלומים בהחלפת ערימת הניירות בטפסים דיגיטליים. עדכון המערכות, המשך טיפול, דיוור ועוד – הכול בלחיצת כפתור אחת

מירב קנוסן, מנהלת עסקית אינטגרציית נתונים בקבוצת אמן




טפסים דיגיטליים אינם מצרך חדש בשוק. כך למשל, בחנויות ובמוקדי שירות ומכירה רבים כבר ישנו משטח דיגיטלי, על גביו אנחנו חותמים ברכישת מוצר או שירות. היתרון של אותם טפסים דיגיטליים הוא רב: מעבר להיבט האקולוגי הברור של חיסכון בנייר, הטפסים אינם צריכים להיות מוזנים באופן ידני למערכת, אלא נקלטים באופן אוטומטי למערכת, ומעדכנים את ה-Database ומערכות משלימות נוספות. מדובר בסופו של דבר בחיסכון במשאבים, בכוח אדם ובקיצור זמן הטיפול ברכישה, הפנייה ומתן השירות.


עם זאת, יתרונות חשובים אלה נעדרים בעבודתם של אנשי מכירות שטח ושל טכנאים, המגיעים לבית הלקוח (למשל, לשם התקנה, טיפול בתקלות, ניתוק וכדומה) או בעמדות שירות ומכירה זמניות. אלו בדרך כלל נאלצים לשאת עמם טפסים מודפסים, עליהם חותם הלקוח ידנית. אותם טפסים מייצרים בתורם עוד עבודה, כאשר יש להשלים את הטיפול בהם – סריקתם ושמירתם במערכת, הזנת פרטי הלקוח, המוצר או השירות המדוברים למערכת, לעדכן בדבר המשך טיפול ובמקרים רבות, מצריכים ביצוע פעולות נוספות (כגון הוראה לפקודת עבודה, החלת שירות חדש, שליחת דוא"ל להשלמת ההתקשרות והעדכונים מול הלקוח ועוד). מדובר בסיבוך תפעולי, שמעבר לבזבוז המשאבים לו הוא גורם, הוא יוצר מצב בו הסבירות שייווצרו תקלה או חוסר בנתונים בשל "דילוג" על אחד משלבי הטיפול היא גבוהה.


במקום זאת, ניתן להביא להתייעלות וקדמה על ידי אימוץ טפסים דיגיטליים גם על ידי עובדי "השטח". עובדים אלו יכולים לשאת טאבלט, בו יבוצעו הזנת הפרטים והחתימות הנדרשות, ובאופן אוטומטי – המסמך יישמר בארכיון החברה והעדכון יבוצע בכל המערכות התפעוליות הרלוונטיות.


ניהול פלטים ארגוניים

מחשוב התהליך שתואר הוא אחד מני יתרונות רבים, אותם מעניקה מערכת ניהול פלטים ארגוניים (Output Management). מערכת זו עונה על כל סוגיות הטפסים והמסמכים בארגון, מקצה לקצה. היא מאפשרת להפיץ חשבוניות ועדכונים ללקוחות בצורה ממחושבת וגרפית, עם מסרים מותאמים לכל לקוח ועם יכולת, לשלוח מסמך אינטראקטיבי, חכם ופשוט להבנה, ישירות מהארגון ללקוח, בכל דרך בה הלקוח מבקש לקבלו – דואר, דוא"ל, SMS, פקס וכדומה.


בעוד ישנן מערכות רבות לניהול פרטים ארגוניים המוגבלות למערכות "סגורות" (המיועדות לטכנאים בלבד, לאנשי מכירות בלבד וכולי), FormIT, פרי פיתוחה של קבוצת אמן, הנה גמישה יותר, ומאפשרת ליצור מגוון מסמכים. בנוסף, היא מאפשרת להגדיר תהליך עבודה (workflow) עבור כל טופס וטופס, מה שהופך למעשה את המסמך למשימה.

היבט חשוב נוסף במערכת ניהול פלטים ארגוניים הוא החיבור שלה לאתר החברה ולטפסים הדיגיטליים המצויים בו (החל מיצירת קשר, המשך באפשרויות צפייה בחשבוניות, עדכון פרטי לקוח וכלה בהזמנת מוצר או שירות חדש). בעוד מערכות ניהול פלטים ארגוניים רבות דורשות פיתוח ייעודי של ממשק בין האתר לבין המערכות התפעוליות על מנת לחבר ביניהם, ישנן מערכות, כדוגמת FormIT, אשר אינן מצריכות פיתוח של כזה ממשק, אלא עושות את החיבור הישיר בין הטופס הדיגיטלי לבין המערכות התפעוליות.


חשוב לזכור, שכאשר טפסים משתנים לעתים קרובות - חשוב שיהיה מנגנון שיאפשר לעדכון הטפסים בצורה נוחה. כאשר מדובר על פיתוח עצמי, קל מאוד לצאת משליטה בכל הנוגע לתהליך העדכון, ולכן כדאי במקרים מסוימים להעדיף מוצר מדף. כמו כן, עיצוב הטפסים דורש לעיתים תכופות התערבות פיתוחית וגוזל זמן ומשאבים. באמצעות מערכת FormIT ניתן לעצב טפסים ומסמכים בקלות ובמהירות על ידי תוכנת WORD ו"לשתול" את העיצוב בקליק אחד לתוך התבנית, כך שחווית העיצוב משתפרת לאין ערוך.


ניהול ההפצה

בנוסף ליצירת טפסים דיגיטליים מותאמים / חשבוניות/ מכתבים וכל מסמך שהארגון מפיק, מאפשרת המערכת גם את ניהול ההפצה במגוון הערוצים (דיגיטליים ומסורתיים) - הווה אומר, לבחור את ערוץ ההפצה לכל מסמך, לנהל מעקב על המשלוח במייל, לסמס למעקב ואף לבחור האם לשלוח להדפסה ולדיוור רגיל. יתרה מזאת, FormIT מספקת גם איחוד דיוורים ממערכות שונות אשר יוצרים חסכון בביול ובנייר.


פתרון אחד במערכת אחת

עד לאחרונה, ארגונים גדולים התנהלו עם כלים נפרדים מעולם ניהול הפלטים עבור מערכות שונות ויישומים מגוונים. דוגמא טובה לכך היא הבנקים, אשר ברובם ישנה הפרדה בין יישומי OnLine לבין יישומי Batch, וכלים שונים מוטמעים בהם, כשכל כלי נותן מענה ליישום אחר ולמערכת שונה (ישנם בנקים בהם מוטמעים חמישה מוצרים שונים מהתחום!).


קיימת היום נטייה של ארגונים גדולים כאלה (כדוגמת הבנקים) לעשות תהליך של "קונסולידציה" בתחום ניהול הפלט ולבחור בכלי אחד אשר יכול לתת פתרון לכל היישומים. המשמעות היא לבחור תשתית אחודה חוצת ארגון, אשר תיתן פתרון מקצה לקצה לכל התקשורת הכתובה באשר היא, על מגוון ערוציה ויכולותיה. פעילות כזו משמעה הסבת כלל הטפסים, המסמכים, החשבוניות וכן הלאה, לכלי אחד - הסבה שאמנם עלותה לא קטנה, אך אשר מביאה לחסכון אדיר ומשמעותי בהקצאת משאבים ארגונים, כוח אדם, תחזוקות כפולות על מוצרים שונים, עלויות פיתוחים על כלים שונים וכן הלאה.



לפרטים נוספים