מה זה משילות נתונים?
משילות נתונים היא כלל התהליכים הקשורים למידע ארגוני, כולל ניהול הזמינות, האמינות והאבטחה שלו. זאת, במטרה להבטיח שהמידע עומד בסטנדרטים ובמדיניות אותן הארגון הגדיר. המטרה של משילות נתונים היא לוודא שהמידע בארגון הוא נגיש, מדוייק ועקבי, ושלא נעשה בו שימוש לרעה. כך, משילות נתונים מאפשרת שיפור משמעותי באיכות קבלת החלטות עסקיות וגם עמידה ברגולציות.
מדוע צריך משילות נתונים?
אנחנו חיים בעולם דיגיטלי שרווי במידע ובנתונים. עם זאת, המידע לא תמיד נאסף ומאורגן באותה הצורה. כתוצאה, מחלקות שונות בארגון יכולות לנהל ואת אותו המידע באופנים שונים. לדוגמה, מידע על לקוחות ינוהל ויירשם במערכות שונות מאשר אלה בהן משתמשות מחלקות השיווק, המכירות והתמיכה. בהיעדר מקור אחד של מידע, ארגונים יתקשו לדעת איזה מידע זמין להם ואיך לנתח את המידע שכן זמין בצורה מדויקת, כדי לקבל החלטות עסקיות נכונות.
כשבוחנים את ריבוי הטכנולוגיות של בסיסי נתונים, מערכות למיטוב מידע, מערכות ניהול, דו”חות ודשבורדים, האתגר הופך להיות יותר ויותר משמעותי – ובמיוחד בעידן הביג דאטה. במקביל, קיימת סכנה שהמידע לא ינוהל בצורה מאובטחת, ושהוא יודלף או ייפרץ. התוצאה יכולה להיות הפרת הפרטיות של לקוחות או משתמשים. להפרות כאלה יכולות להיות השלכות חוקיות חמורות.
כאן נכנס הרעיון של משילות נתונים – data governance. משילות נתונים היא סט של תהליכים ופרוצדורות לארגון, איחוד והגנה על המידע. זאת, כדי לייצר פלטפורמה אחת אחודה עם כלל הנכסים הדיגיטליים של הארגון. באמצעות הפלטפורמה הזו ניתן להבטיח שתהליך האנליטיקה שנעשה יהיה מדויק ונוכל לקבל החלטות עסקיות נבונות. כך נוכל לגשר על הפער שנוצר בין הידע שנצבר במחלקות הטכנולוגיות שבארגון לבין זה הקיים במחלקות העסקיות ואצל מקבלי ההחלטות.
בתהליכי משילות נתונים יתוקנו טעויות במידע, יתבצע מיפוי של כלל הנכסים הדיגיטליים ויישומו תהליכי אופטימיזציה וקונסולידציה של נתונים ממקומות שונים אל data lake או data warehouse. כמו כן, אמינות המידע תיבדק. במקביל, יתבצע חיבור בין הידע העסקי והתהליכי של הארגון לבין הנכסים הדיגטליים עצמם – כך כל האנשים הרלוונטיים מכלל קצוות הארגון יוכלו לקבל וליצור תמונת מצב מדויקת.
לבסוף, משילות נתונים חשובה כאמור כדי לעמוד ברגולציות של פרטיות ואבטחה. תהליכי משילות נתונים מוודאים שמידע פרטי לא ידלוף החוצה או שייעשה בו שימוש לא ראוי.
מי אחראי על משילות נתונים בארגון?
כדי לייצר ממשל נתונים נדרשת התגייסות ארגונית מקצה לקצה, של כלל הנוגעים בדבר. ארגונים שהנושא חשוב להם מאוד, שיש להם הרבה נתונים או שהם גדולים, ימנו CDO – Chief Data Officer. ה- CDO אחראי על ניהול כל תהליך ההאחדה ויצירת המשילות, וכן על הניהול השוטף לאחר מכן.
אבל גם בחברות שאין להן CDO, חשוב למנות צוות ואחראי ממשל נתונים בכל אחת מהמחלקות. זאת, כדי לוודא שכלל הארגון שותף בתהליך ולערב גם את אנשי ה- IT. הרי, אם אפילו מחלקה אחת לא שותפה באיחוד ומשילות המידע, אז התהליך לא יצליח.
בתחילת התהליך, המסגרת הארגונית שאחראית על משילות הנתונים צריכה להתכנס ולגבש אסטרטגיה להטמעת משילות נתונים בארגון, על בעלי התפקידים בתהליך והטכנולוגיות שיעשה בהם שימוש בהם. הקבוצה גם תחליט על מטרות ויעדים מדידים ותנטר אותם. הכל יתועד באופן שקוף לכלל בעלי העניין בחברה. אפשר ורצוי להשתמש בטכנולוגיות שיאפשרו אוטומציה כדי להקל על התהליך.
בתחילת התהליך, חשוב למפות את כלל המידע במערכת ולהבין איך המידע זורם בארגון. לאחר מכן, מייצרים מהמידע דאטה סטים, שמסמנים בהם מידע רגיש או פרסונאלי. המדיניויות שייקבעו ינטרו את הדאטה סטים השונים. למדו עוד על ניהול דאטה כאן.
אלמנטים נוספים שעוזרים במשילות נתונים הם גלוסארי עסקי, שזהו מסמך ארגוני אחד עם כל הגדרות הארגון שמייצר שפה אחידה, וקטלוג דאטה. הקטלוג הוא אוסף כל המטא דאטה בארגון, כולל מידע על איך המידע מועבר, מה המדינויות שנקבעו ובאילו אוטומציות משתמשים.
טיפים להתחלת תהליך של משילות נתונים
- לערב את כל הגורמים העסקיים מההתחלה ולהסביר להם את ההגיון העסקי מאחורי התהליך. לא להנחית עליהם את ההחלטה.
- להשקיע בהכשרות והדרכות הארגון עם הסברים על החשיבות של משילות נתונים.
- לתקשר את המסרים והתהליך באופן מתמשך.
- לקבל החלטות בצורה שקופה בארגון
- לקבוע תחומי אחריות ובעלי תפקידים
- להפוך את סוגיית האבטחה למרכזית בחשיבותה
- לייצר תרבות של שיתוף מידע ולבנות תהליכים חכמים לאורך ורוחב הארגון
