מה זה RPA?
בשנים האחרונות, ארגונים רבים מחפשים דרכים להתייעל, לשפר את האפקטיביות של תהליכים פנימיים ולחסוך במשאבים. באמצעות טכנולוגיית RPA Automation ניתן לבצע אוטומציה דיגיטלית של אלפי התהליכים החזרתיים שמתבצעים באופן ידני בארגון. לדוגמה, כאלה שמתרחשים על גבי המערכות הארגוניות כגון Excel, Outlook, SAP ועוד.
המעבר לטכנולוגיות אוטומציה מעצבת מחדש את כוח העבודה המודרני, שכן אוטומציה של תהליכים מאפשר לעובדים להתמקד פחות במשימות החוזרות על עצמן ומפנה להם זמן יקר למשימות איכותיות אשר אותן בוט ה- RPA לא יכול להחליף. במקביל, אוטומציה מאפשרת לארגונים לייצר חווית שירות לקוחות מהירה ואיכותית יותר ולהגדיל את ה- ROI.
יתרונות בהטמעת טכנולוגיית RPA (אוטומציה רובוטית) בארגון
1. איכות ומהימנות
בזכות ה- RPA, העבודה המונוטונית נעשית בצורה מהירה, יעילה וללא טעויות. בו בזמן, עובדי יכולים להקדיש את זמנם למשימות הדורשות שיקול דעת אנושי בפניות רבה יותר וללא צורך בהתעסקות במשימות פשוטות וחזרתיות. יכולת העובדים לנצל את זמנם בצורה טובה ומעניינת יותר, תגרום להעלאת המורל שלהם ולתרומה משמעותית ואפקטיבית יותר לארגון.
2. יעילות
הבוטים מבצעים את הפעולות בצורה עקבית, מהירה וללא הפסקות, לשם השגת יעילות מירבית. כמו כן, הבוטים אשר רצים על המערכות הארגוניות עובדים 24/7 ללא הפרעה, וזאת בניגוד להון האנושי המוגבל בשעות העבודה. לבסוף, ביצוע הפעולות על-ידי RPA עוזרת לעובדים לנצל את זמן העבודה שלהם בצורה פרודוקטיבית.
3. פשטות שימוש
אין צורך ביכולות תכנות כדי להגדיר בוט, כלומר החסם הטכנולוגי הוא נמוך. כך, הבוטים יכולים לענות על צרכי הארגון בלי שהדבר ידרוש מאמץ גדול מדי מה- IT או עובדים אחרים.
4. שיפור חווית הלקוחות
תהליכים יעילים מבטיחים שלקוחות יקבלו שירות מדוייק ומהיר, וכך גוברת שביעות הרצון שלהם והנאמנות שלהם לחברה.
סוגי הפעולות שטכנולוגיית RPA יכולה לבצע
טכנולוגיית הRPA מסייעת לייעל מגוון תהליכים עסקיים, כגון:
- קבלת חשבוניות והוצאת נתונים ממגוון מערכות ארגוניות
- טיפול בפוליסות, כולל ניהול, ולידציה ובדיקות
- מיון פניות והפנייתם לגורמים המתאימים בארגון
- יצירת דו״חות ממערכות שונות לטובת ניהול וניטור תהליכים
- מיצוי מידע ממסמכים, מיילים ומאגרי מידע
- ניהול מסמכים ואישורים כחלק מתהליכי עבודה
- שליחת מיילים אוטומטיים
- ועוד
האם יש סיכון אבטחה ב- RPA?
כמו כל טכנולוגיה, חשוב לנטר את השימוש בטכנולוגיה ולוודא שבוחרים במערכת אמינה, שלא נותנים הרשאות גישה לא הכרחיות ושלא מוציאים מידע מחוץ לארגון.
איך מטמיעים RPA בארגון?
הטמעת RPA בארגון אינה תהליך ארוך ולא נדרשים לו משאבים רבים. התהליך כולל את השלבים הבאים:
1. הגדירו את הפעולות שניתן לעשות להם אוטומציה. אם יש מערכת דאטה ארגונית היא יכולה לעזור במיפוי הזה.
2. יצרו תיעדוף של הפעולות לפי פרמטרים כמו כמה זמן הם יחסכו, מה יהיה ה- ROI עליהם ומה ההשפעה העסקית שלהם.
3. שלבו בהתחלה תהליכים שהם ניצחונות מהירים, כלומר אוטומציות קטנות שאפשר ליישם ללא שינוי מהותי של תהליכים בארגון.
4. הכניסו את אנשי ה- IT לתהליך.
5. ערבו את הגורמים השונים בארגון והראו להם את הערך של אוטומצית RPA. שלבו אותם בתהליך והרגיעו אותם שהם לא מוחלפים, אלא רק עוזרים להם לעשות את העבודה שלהם.
6. בחרו טכנולוגיית RPA שמתאימה לצרכים שלכם והכניסו אותה לארגון. שלבו אותה לצד מערכות ה- IT הקיימות.
7. קבעו מדדים להצלחה ונטרו אותם לאורך זמן.
